Sở TT&TT AG - Ngày 29/3/2021, Sở Nội vụ tỉnh An Giang đã có hướng dẫn số 564/HD-SNV về hướng dẫn một số nội dung về quản lý hồ sơ, tài liệu giấy và tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh.
Theo đó, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo triển khai, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý tài liệu theo nguyên tắc không làm mất mát, phân tán, lộ bí mật tài liệu; Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý tài liệu theo quy định.
Cụ thể, đối với hồ sơ công việc văn bản giấy: Cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ công việc theo quy định tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Đối với hồ sơ công việc điện tử: Cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ công việc điện tử theo quy định tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Đối với hồ sơ công việc vừa có văn bản giấy vừa có văn bản điện tử: Nếu hệ thống quản lý tài liệu đáp ứng yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư thì cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ điện tử. Việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Trong trường hợp này, nếu văn bản đến là văn bản giấy thì cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử để lưu hồ sơ trên hệ thống; Nếu hệ thống quản lý tài liệu điện tử chưa đáp ứng được yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư thì các cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ giấy. Cách lập hồ sơ giấy trong trường hợp giải quyết công việc vừa có văn bản giấy vừa có văn bản điện tử thì cơ quan, tổ chức sao y văn bản điện tử sang văn bản giấy để lưu hồ sơ.
Đối với hồ sơ công việc vừa có văn bản điện tử vừa có văn bản mật thì cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ giấy. Để thực hiện việc lập hồ sơ giấy khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan, tổ chức tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại Khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu tại hồ sơ công việc; khi nhận văn bản điện tử, cá nhân được giao giải quyết công việc có trách nhiệm làm thủ tục sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy theo quy định tại Mục 3 Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Nguồn: Hướng dẫn số 564/HD-SNV ngày 29/3/2021
DHV
Theo đó, thủ trưởng các cơ quan, tổ chức quan tâm chỉ đạo triển khai, đôn đốc, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý tài liệu theo nguyên tắc không làm mất mát, phân tán, lộ bí mật tài liệu; Chi cục Văn thư - Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện việc quản lý tài liệu theo quy định.
Cụ thể, đối với hồ sơ công việc văn bản giấy: Cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ công việc theo quy định tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Đối với hồ sơ công việc điện tử: Cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ công việc điện tử theo quy định tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư. Đối với hồ sơ công việc vừa có văn bản giấy vừa có văn bản điện tử: Nếu hệ thống quản lý tài liệu đáp ứng yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư thì cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ điện tử. Việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện bằng chức năng của hệ thống. Trong trường hợp này, nếu văn bản đến là văn bản giấy thì cơ quan, tổ chức sẽ thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử để lưu hồ sơ trên hệ thống; Nếu hệ thống quản lý tài liệu điện tử chưa đáp ứng được yêu cầu của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư thì các cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ giấy. Cách lập hồ sơ giấy trong trường hợp giải quyết công việc vừa có văn bản giấy vừa có văn bản điện tử thì cơ quan, tổ chức sao y văn bản điện tử sang văn bản giấy để lưu hồ sơ.
Đối với hồ sơ công việc vừa có văn bản điện tử vừa có văn bản mật thì cơ quan, tổ chức triển khai lập hồ sơ giấy. Để thực hiện việc lập hồ sơ giấy khi phát hành văn bản, văn thư cơ quan, tổ chức tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại Khoản 5 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu tại hồ sơ công việc; khi nhận văn bản điện tử, cá nhân được giao giải quyết công việc có trách nhiệm làm thủ tục sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy theo quy định tại Mục 3 Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP;
Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Nguồn: Hướng dẫn số 564/HD-SNV ngày 29/3/2021
DHV
